List motywacyjny dla archiwisty

Archiwista – opis zawodu

1. Zadania i czynności robocze.

Można się spotkać z inną nazwą zawodu: archiwista. Dokumenty, znajdujące się w archiwum są podzielone w zespoły akt, czyli grupy dokumentów wytworzonych przez jedną instytucję lub osobę. Kiedy do archiwum wpływa nowy plik dokumentów, muszą być one przydzielone do odpowiedniego zespołu akt. Jeśli taki zespół nie istnieje, to trzeba utworzyć nowy. To jest podstawowe zadanie archiwistów. Pracownicy archiwum nie mogą dopuścić do sytuacji, w której by się zawieruszyły, pogubiły dokumenty. Jest to sytuacja niedopuszczalna. W archiwum musi panować porządek. Każdy dokument jest opisywany zasadami archiwistyki. Opracowywanie zasobu archiwalnego jest wykonywane przede wszystkim w instytucjach, zajmujących się dokumentami nowożytnymi, które nadal prosperują i działają. W archiwach, w których się przechowuje dokumenty dawne, dostęp do takich dokumentów jest utrudniony, ograniczony. Trzeba mieć specjalną przepustkę, zezwolenie, które pozwoli na odbiór, przejrzenie takiego dokumentu. Opracowanie dokumentu polega na zapisaniu sygnatury, numeru inwentarzowego i opisaniu danego dokumentu. Każdy archiwista ma różne zadania, są one zależne od stanowiska. Istnieją dwie grupy pracowników: pracownicy działalności podstawowej i naukowo-badawczej. Druga grupa różni się od pierwszej w hierarchii archiwistycznej, stopni naukowych i wymiaru godzin. Pracownicy drugiej grupy muszą mieć tytuł doktora, a ulgi czasowe mają wykorzystywać na pogłębianie swojej wiedzy. Pracownicy podstawowi zajmują się ewidencją i udostępnianiem akt, jeśli pracują w pracowni naukowe, a jeśli w dziale merytorycznym, to sporządzają inwentarze. Często, by sporządzić inwentarze pracownicy musza mieć bezpośredni kontakt z archiwami, spędzają wiele godzin w samotności w magazynie. Co kilka lat przeprowadzają przeglądu wszystkich akt.

Przykładowe wzory dla archiwisty:

 

Więcej wzorów na www.startcv.pl

2. Środowisko pracy.

Materialnym środowiskiem pracy archiwisty jest biuro, w którym pracownik zajmuje się sporządzaniem inwentarzy oraz opracowywaniem akt. W pracowniach naukowych organizowane są także biblioteki archiwów oraz udzielana jest informacja dla klientów archiwum. Kolejnym środowiskiem pracy dla archiwisty(niższego szczebla) jest magazyn, gdzie przechowuje się zespoły akt. Jest to miejsce , w którym gromadzi się ogromna ilość kurzu, tak więc archiwista może być narażony na alergie. Oczywiście musi co jakiś czas sprzątać  tumany kurzu, który także może destrukcyjnie wpływać na kondycję akt. Kolejnym zagrożeniem dla archiwisty jest prawdopodobny upadek z wysokiej drabiny. Archiwista ma kontakt z dużą ilością ludzi, nie tylko ze środowiskiem pracującym w archiwum. Archiwa są źródłem badań naukowych i dokumentalista ma obowiązek udzielania osobom z zewnątrz różnego rodzaju informacji oraz udostępniania egzemplarzy. Jest to praca samodzielna i czasochłonna. Można nawet uznać, że jest to praca monotonna. Wymaga ogromnego skupienia i koncentracji.  Archiwiści pracują w określonych godzinach i tylko w ciągu dnia. To nie jest praca, w której trzeba rezygnować z wolnego czasu w święta i w niedziele. Osoby wykonujące ten zawód maja ograniczone możliwości wyjazdów służbowych. Czasami zdarza się, że niektóre archiwa organizują wymiany z innymi krajami w celu poznania innych metod archiwistyki i historii. Nadzór nad pracownikami jest zróżnicowany i zależy od zajmowanego stanowiska. Młodsi archiwiści są kontrolowani.

3. Wymagania psychologiczne, wymagania fizyczne i zdrowotne, warunki podjęcia pracy w zawodzie.

Taka osoba musi się wykazywać dużą spostrzegawczością i koncentracją. To są cechy, które są niezbędne do pracy w tym zawodzie, przy sporządzaniu spisu dokumentów. Dokumentalista współpracuje z ludźmi w różnym wieku. Archiwista powinien się cechować ogromną cierpliwością, wysoką kulturą osobistą w kontaktach międzyludzkich. Powinien zachowywać spokój i opanowanie podczas sytuacji stresujących w magazynie, wynikłych z jakiś niepożądanych sytuacji.  Pracownik archiwum powinien szybko i profesjonalnie obsłużyć swoich klientów. Doradza, informuje, przestrzega interesantów. Do tych obowiązków jest potrzebna umiejętność klarownego i logicznego formułowania myśli. Szeroko rozwinięte zdolności interpersonalne są wysoko punktowane przy przyjęciu do pracy dokumentalisty. Archiwista powinien posiadać łatwość przerzucania się z jednej czynności na drugą w szybkim tempie. Warto wspomnieć, że na barkach pracownika spoczywa odpowiedzialność za dobre funkcjonowanie archiwum i magazynu. Musi być osobą twardo stąpającą po ziemi, trzymającą się przepisów prawnych, a jednocześnie powinna łagodzić drobne spory we wnętrzu firmy. Samodzielność i cierpliwość są cechami obligatoryjnymi dla dokumentalisty. Ponadto umiejętności dobrego argumentowania swoich decyzji i kierownika także są bardzo ważne podczas rozmów z podwładnymi, aby zachować ład i spokój w środowisku archiwistów.

4. Możliwości awansowania w hierarchii zawodowej, możliwości podjęcia pracy przez dorosłych, zawody pokrewne, polecana literatura.

Aby dojść wysoko w hierarchii archiwistycznej potrzebne jest wyższe wykształcenie. Wymagania do przyjęcia osób na to stanowisko są bardzo restrykcyjne. Zdarza się, że przyjmuje się osoby ze średnim wykształceniem, ale musza mieć odpowiednie predyspozycje oraz doświadczenie i mieć ukończoną szkołę policealną z zakresu archiwistyki. Preferowane jest wykształcenie historyczne, a specjalizacja z archiwistyki jest dodatkowym atutem. Następnym atutem jest znajomość języków obcych. Warto także znać łacinę, gdyż większość dokumentów (tych starszych) jest pisana w tym właśnie języku, a także po rosyjsku, czy niemiecku. Tak więc można awansować na stanowiska kustosza. Ta hierarchia jest bardzo podobna do hierarchii bibliotekarskiej. Decyzję o awansie danego pracownika podejmuje dyrektor archiwum. Można podnosić swoje kwalifikacje. Nie ma ograniczeń wiekowych na tym stanowisku. Mogą pracować osoby młode i starsze. Jednak do pewnych stanowisk są ograniczenia wiekowe. Osoby zaraz po studiach, do trzydziestki mogą się starać o pozycję młodszego archiwisty. Wiek do pięćdziesięciu lat jest przeznaczony dla kustosza, od tego też jest ważna ilość przepracowanych lat.

5. Możliwości zatrudnienia oraz płace.

Archiwiści mogą szukać także pracy jako bibliotekarze, księgarze, dokumentaliści kancelaryjni oraz jako historycy. Według statystyk GUS-u w roku 2002 w zawodzie archiwista/dokumentalista liczba osób zarejestrowanych w urzędach pracy wynosiła 294. Porównując ilość ofert pracy, których liczba wynosiła 182, można wywnioskować, że sytuacja na tym rynku nie jest bardzo zła. Najczęściej pracę  można było znaleźć w województwach Dolnośląskim, mazowieckim, śląskim. Średnie wynagrodzenie dla archiwisty wynosi około dwóch tysięcy złotych. Najlepsze zarobki uzyskały osoby mieszkające w województwach Lubuskim, Śląskim i Mazowieckim, w pozostałych zarobki szacuje się na poniżej 2100 zł.

 

Porady jak napisać list motywacyjny archiwista:

Uważaj, aby nie zapomnieć napisać aktualnej daty. Bywają przypadki, że poszukując pracy przez dłuższy czas, wstawia się cały czas tą samą datę.

Przed wydrukowaniem gotowej pracy należy jeszcze raz wnikliwie ją , sprawdzić czy nie ma błędów ortograficznych czy literówek, które nie mają prawa pojawić się w liście.

Objętość listu motywacyjnego nie powinna przekraczać jednej strony A4. W uzasadnionych przypadkach, jeśli kandydat posiada doświadczenie doświadczenie i wiele umiejętności można przedłużyć dokument do dwóch stron A4.

Dokument nie jest powieleniem CV. Są to dwa całkiem różne pisma, które nie mają się powielać, a wzajemnie uzupełniać. Razem mają stanowić komplet dokumentów rekrutacyjnych.

Informacje zawarte w liście motywacyjnym oraz CV muszą być spójne z oczekiwaniami pracodawcy. Nie może być takiej sytuacji, że piszemy o znajomości języka niemieckiego, kiedy pracodawca wymaga od nas biegłej znajomości francuskiego.

W przypadku, gdy znasz osobę, która zajmuje sięprowadzeniem rekrutacji, można wpisać jej imię i nazwisko jako adresata pisma. Jeśli nie, należy podać funkcję tej osoby oraz nazwę firmy wraz z danymi adresowymi.

Obecnie dokumenty aplikacyjne wysyła się za pośrednictwem internetu. Jest to najlepsza forma dla osób szukających pracy oraz dla pracodawcy. Adres poczty z jakiej wysyłamy CV i list motywacyjny powinien być imienny. Najlepiej aby wyglądał następująco imie.nazwisko@nazwa.pl. Nie należy wysyłać dokumentów z adresów typu patusia44@, pwelek@ czy @misiaczki.pl

Ważne jest aby po napisaniu pisma przeczytać go jeszcze raz lub dać komuś innemu do przeczytania. W razie błędów należy je od razu poprawić.